De voorwaarden voor een succesvolle payroll integratie met een externe HR-applicatie

Je huidige salarisverwerkingssysteem voldoet niet meer en je moet op zoek naar een nieuwe payroll provider. Je kunt dan overstappen naar een geïntegreerd HR- en payrollpakket, maar het is ook mogelijk om voor standalone salarissoftware te kiezen. In het laatste geval moet de payroll-software naadloos aansluiten op de HR-applicatie. Dit klinkt heel simpel, maar is in de praktijk vaak complexer dan gedacht. Onderschatting van het payroll integratietraject kan leiden tot vertraagde of – nog erger – een mislukte implementatie. Wat zijn nu de voorwaarden voor een succesvolle payroll integratie? Een goede voorbereiding en planning maken het verschil.

Hieronder tref je de 7 onderdelen die volgens ons cruciaal zijn in een payroll integratietraject.

Samenstellen van het juiste projectteam

Nog voordat de payroll provider wordt gekozen, is het belangrijk om een projectteam samen te stellen waarin alle benodigde kennis gewaarborgd is. Binnen het team moet er kennis zijn van:

• De HR-applicatie
  Wat wordt erin vastgelegd en wat moet in het payroll programma terecht komen?
• Interfaces of middleware.
  Koop je een bestaand product in de markt, of moet het nog gebouwd worden? Welke applicaties moeten eventueel nog meer aangesloten worden, naast de HR-applicatie?
• Salarisadministratie
  Kennis van het algehele payroll proces, inclusief complexe TWK mutaties en fiscaliteit, scheiding van rollen, journalisering en reporting.
• AVG en data retentie

Het zal lastig zijn om al deze kennis te vinden bij één persoon. Vaak zullen er dus meerdere personen deel uit moeten maken van het projectteam. Indien intern niet alle kennis in huis is, kunnen externe consultants tijdelijke aanvulling zijn voor het project.

Selectie van de payroll provider

Indien binnen het projectteam de benodigde kennis is gewaarborgd, kan een compleet overzicht worden opgesteld waaraan de salarissoftware moet voldoen. Stel aan de hand van die specificaties een vragenlijst op voor de payroll provider met algemene en technische vragen.

Opstellen van de juiste specificaties zal het selectieproces vergemakkelijken. Want er zijn veel aanbieders in de markt, maar welke is de beste voor jouw organisatie?

Inrichten van het salarispakket en de integratie

Na selectie van de payroll provider moet de salarissoftware worden ingericht en de interface worden geconfigureerd. Deze fase start met het functionele ontwerp. De mapping van medewerker- en loongegevens van het HR-pakket (en eventuele andere applicaties) naar het salarispakket moet worden vastgelegd. Welke mutaties kunnen er plaatsvinden? Betrek de salarisadministrateurs hier altijd ook bij. Zij kennen de payroll processen en kunnen vanaf de start bijsturen. De payroll provider moet aangeven of en hoe de gegevens over de interface kunnen worden doorgegeven.

Daar waar geen gebruik gemaakt kan worden van de standaard inrichting van de provider, zullen eigen looncomponenten en rapportages moeten worden aangemaakt. De payroll provider bewaakt niet of de klanteigen componenten aan de fiscale vereisten voldoen. Zorg er dus voor dat ook de fiscale vereisten van de looncomponenten worden beschreven bij de inrichting.

Maak onderscheid tussen ‘must haves’ en ‘nice to haves’: wat is absoluut nodig en wat kan eventueel (tijdelijk) op een andere manier ondervangen worden? Wat moet nu meteen en wat kan eventueel op een later moment toegevoegd worden?

Leg dit vast, en laat het eventueel ondertekenen door alle stakeholders. Dan is er duidelijkheid over wat er gebouwd gaat worden en wanneer.

Opstellen van een gedegen testplan

Beschrijf welke processen en mutaties er getest moeten worden. De basis voor deze testscenario’s is al gelegd in de vorige fases. Vul dit eventueel aan met specifieke situaties die de salarisadministrateurs in de praktijk tegenkomen. Leg vast welke uitkomsten je verwacht en wanneer een test geslaagd is. Vergeet niet de bevindingen en oplossingen te documenteren. Het kan bij het optreden van fouten in een later stadium nuttig zijn terug te kunnen lezen wat er fout ging in de ontwerpfase, wat de gekozen oplossing was en waarom. Sluit de testfase altijd af met een periode van schaduwdraaien. Tijdens het schaduwdraaien komen er altijd nog verbeterpunten naar boven die niet zijn meegenomen in de testscenario’s.

Realistische planning en voldoende capaciteit

Hier gaat het vaak mis. Een te krappe planning en/of onvoldoende testcapaciteit garandeert bij voorbaat al een vertraagde of foutieve implementatie. Een goede voorbereiding is het halve werk, maar er dient nog steeds voldoende tijd en mankracht te zijn om de kritieke tests uit te kunnen voeren. Zorg altijd dat zowel leden van HR als de salarisadministratie onderdeel zijn van het testteam, en ook zij voldoende worden vrijgemaakt van hun dagelijkse taken om te kunnen testen.

Het aanstellen van een projectondersteuner die alle taken en tijdslijnen bijhoudt, kan een goede aanvulling zijn aan het projectteam.

Training en ondersteuning

Zorg ervoor dat alle betrokken medewerkers voldoende training en ondersteuning krijgen om met het nieuwe systeem te werken. Dit kan de acceptatie en het succes van de integratie aanzienlijk verbeteren. De payroll provider biedt vaak trainingen aan, waar gebruik van kan worden gemaakt.

Stakeholder management & communicatie

Tot slot, is het belangrijk om gedurende het traject alle stakeholders te informeren over de planning en voortgang van de payroll integratie. Zo voorkom je dat er belangrijke stappen worden overgeslagen en krijg je op tijd ruggensteun en goedkeuring als er beslissingen moeten worden genomen. En vergeet niet alle werknemers tijdig te informeren over de overstap en de implicaties daarvan voor hen. De payroll integratie is pas succesvol als zij tevreden zijn!

Ben je op zoek naar een consultant die kan helpen jouw payroll integratie succesvol te implementeren? Neem dan vandaag nog contact met ons op.